Tietosuojaseloste – Digillä opin portaille -hanke

Tietosuojaselosteen laatimispäivä

4.2.2022

Hankkeen nimi ja kestoaika

Digillä opin portaille. Toiminta-aika on 1.1.2022-31.8.2023.

Hankkeen kuvaus

Hankkeen tavoitteena on tukea maahanmuuttajataustaisten naisten
opiskelu- ja työllistymismahdollisuuksia yksilö- ja ryhmämuotoisella ohjauksella.

Ohjauksissa käsitellään digitaitoja, suomen kieltä digiympäristöissä ja urasuunnittelua. Lisäksi tarjotaan koulutusta myös monikulttuurisen ohjaustyön ammattilaisille.

Hankkeen rekisterinpitäjä

Diakonia-ammattikorkeakoulu Oy, PL 12, 00511 Helsinki

Rekisterinpitäjän tietosuojavastaava

Liisa Leppänen, 050 563 5169, tietosuojavastaava@diak.fi

Hankkeen yhteyshenkilö

Projektipäällikkö Miia Heininen, miia.heininen@diak.fi, 050 528 4820

Hankkeen osapuolet

Hallinnoija on Diakonia-ammattikorkeakoulu. Osatoteuttaja on Suomen Diakoniaopisto. Hankkeen rahoittaja on Euroopan sosiaalirahasto ja rahoituksen myöntäjä Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskus.

Mitä henkilötietoja hankkeessa käsitellään?

Hankkeessa käsitellään koulutuksiin osallistujien henkilötietoja. Tietoja kerätään ilmoittautumisten yhteydessä sekä hankkeen vaikutustenarviointia varten. Kerättäviä henkilötietoja ovat nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti, ikä, äidinkieli, erityisruokavaliot, taustaorganisaatio, koulutustausta. Hankkeen toiminnan aikana voi nousta esiin erilaisia epäsuoria henkilötietoja.

Mikä on henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste?

Henkilötietojen käsittelyn peruste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen
6 artiklan 1 kohdan mukaisesti seuraava:
☐ Rekisteröidyn suostumus
☐ Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen
☒ Yleistä etua koskeva tieteellinen tai historiallinen tutkimus, tilastointi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttö
☐ Oikeutettu etu, mikä:

Käsitelläänkö hankkeessa arkaluonteisia henkilötietoja (EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisia erityisiä henkilötietoryhmiä)?

☐ Hankkeessa ei käsitellä arkaluonteisia / erityisiä henkilötietoja
Hankkeessa käsitellään seuraavia arkaluonteisia / erityisiä henkilötietoja:
☐ Rotu tai etninen alkuperä
☐ Poliittiset mielipiteet
☐ Uskonnollinen tai filosofinen vakaumus
☐ Ammattiliiton jäsenyys
☐ Geneettiset tiedot
☐ Biometristen tietojen käsittely henkilön yksiselitteistä tunnistamista
varten
☒ Terveystiedot
☐ Seksuaalinen käyttäytyminen tai suuntautuminen
☐ Rikostuomioihin tai rikkomuksiin liittyvät tiedot
Epäsuorasti voi käydä ilmi osallistujan etninen alkuperä tai uskonnollinen vakaumus.
Arkaluonteisten tietojen käsittely perustuu seuraavaan tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan mukaiseen erityisehtoon:
☐ Tutkittava nimenomainen suostumus
☐ Tieteellinen tai historiallinen tutkimustarkoitus tai tilastollinen tarkoitus
☐ Tutkittava on saattanut käsiteltävät arkaluonteiset tiedot julkisiksi
☒ Käsittely on tarpeen tärkeän yleisen edun vuoksi
☐ Muu, mikä:

Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään?

Henkilötietoja kerätään hankkeeseen seuraavista lähteistä:
☒ Suoraan tutkimukseen osallistuvilta
☐ Henkilökohtainen haastattelu, ei tallennettu
☒ Kyselylomake, paperinen
☒ Kyselylomake, sähköinen
☐ Videointi tai muu tallentaminen
☐ Muu tapa, mikä:
☐ Muualta kuin tutkimukseen osallistuvilta, mistä ja mitä tietoja:
☒ Osallistujalla ei ole velvollisuutta toimittaa tarvittavia henkilötietoja,
hankkeen toimintaan osallistuminen on vapaaehtoista.

Siirretäänkö tai luovutetaanko henkilötietoja hankkeen ulkopuolelle?

☒ Tietoja ei siirretä eikä luovuteta hankkeen ulkopuolelle
☐ Tietoja siirretään tai luovutetaan hankkeen ulkopuolelle, minne ja
kenelle

Siirretäänkö henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

☒ Tietoja ei siirretä eikä luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle
☐ Tietoja siirretään tai luovutetaan EU/ETA-alueen ulkopuolelle,
minne ja kenelle:

Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Asiakirjojen säilytysajat määritellään Diakin arkistonmuodostussuunnitelmassa ja ne pohjautuvat pääasiallisesti lainsäädäntöön, rahoittajan vaatimuksiin, korkeakoulujen yleiseen käytäntöön tai Diakonia-ammattikorkeakoulun hallinnollisten tarpeiden perusteella määrittelemiin säilytysaikoihin.

Hankkeen henkilörekisteriin kerätyt ja rekisterin piirissä käsiteltävät henkilötiedot säilytetään rekisterissä rahoittajan vaatimuksista riippuen 10-15 vuotta.

Säilytysajan päättymisen jälkeen paperiset tiedot tuhotaan tietosuojasäiliössä ja sähköiset tiedot poistetaan järjestelmistä.

Miten henkilötiedot suojataan?

☒ Hankkeelle on tehty tietosuojan vaikutustenarviointi
☐ Paperiaineistoa ei kerätä
☒ Paperiaineistoa kerätään, aineisto suojataan seuraavalla tavalla:
Yhteistyökumppanit voivat kerätä ilmoittautumisia paperisilla ilmoittautumislomakkeilla. Yhteistyökumppaneille toimitetaan ohjeet tietojen käsittelyyn. Tietoja tulee säilyttää aina lukollisessa kaapissa. Hankkeen toimijat noutavat ne säännöllisesti säilytettäväksi Diakin tiloihin.

Sähköiset aineistot

☒ Kaksivaiheinen tunnistautuminen
☒ Käyttäjätunnus
☒ Salasana
☒ Käyttöoikeuksien rajaaminen
☐ Muu, mikä:

Tutkimusaineiston anonymisointi / pseudonymisointi

☐ Tutkimusaineisto anonymisoidaan (kaikki henkilötiedot poistetaan
täydellisesti niin, että tunnistamiseen ei voida palata eikä aineistoon
voida yhdistää uusia tietoja)
☒ Tutkimusaineisto pseudonymisoidaan (tunnistettavuuteen voidaan
palata koodiavaimen tai vastaavan tiedon avulla ja aineistoon voidaan
yhdistää uusia tietoja
☐ Tutkimusaineisto anonymisoidaan tai pseudonymisoida osin, miltä
osin:
☐ Tutkimusaineistoa ei anonymisoida eikä pseudonymisoida, miksi:

Miten arkaluonteiset / erityisten henkilötiedot suojataan?

Tietoa käytetään Diakin tunnusten kautta Diakin järjestelmissä.

Miten henkilötietoja käsitellään hankkeen päättymisen jälkeen (ennen hävittämistä)?

☐ Kaikki henkilötiedot hävitetään.
☐ Henkilötietoja (nimi, sähköposti, organisaatio) voidaan käyttää
hankkeen jälkeen uutiskirjeen lähettämiseen.
☒ Tutkimusrekisterin henkilötiedot arkistoidaan pseudonymisoituna.
☐ Tutkimusrekisterin henkilötiedot arkistoidaan anonymisoituna.

Mihin ja miten aineisto arkistoidaan

Tiedot arkistoidaan Dynastyyn.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Hankkeen henkilörekisteriä ja sen sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.

Mitä oikeuksia minulla on rekisteröitynä?

Sinulla on oikeus esittää pyyntö tietojesi tarkastamisesta tai oikaisemisesta. Pyyntö tehdään kirjallisesti lomakkeella Diakin julkisten verkkosivujen kautta.

Pyynnön esittäjän henkilöllisyys varmistetaan lomakkeen lähettämisen

Jos oikaistavaksi tai poistettavaksi pyydettyjä henkilötietoja ei voida
enää yksilöidä tai poistaa hankkeessa syntyneestä tutkimusaineistosta, Diakin tietosuojavastaava tekee hallinnollisen päätöksen, voidaanko esitetty pyyntö toteuttaa.

Vastaus ilmoitetaan sinulle kirjallisesti ja siitä on mahdollista valittaa tietosuojavaltuutetulle, joka on valtakunnallinen viranomainen.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja@om.fi
029 566 6700
www.tietosuoja.fi